当社にホームページの制作やリニューアル、業務改善のご相談をいただく社会保険労務士さまの多くが、ITに関する様々なお悩みを抱えています。
このページでは、実際にあったご相談と改善策の中から、代表的な例をご紹介させていただきます。
自分でホームページを制作しているが、どうしても構成がうまく組めないところがある
ホームページを自主制作されている社会保険労務士さまが一番苦しまれるのが、料金や項目の表組みと、そのスマートフォン対応です。
当社では、作業量に応じて想定時間で見積もりを立てる「対応時間単位」での料金換算を採用しているため、ページ数に縛られることなく、パーツ単位のミニマムな制作やリニューアルのご依頼が可能です。
CMSだけではなく、HTMLやCSS、JavaSqriptなど、フロントエンドおよびPHPのフレームワークを使用したホームページの制作・リニューアルも承ります。
知り合いにホームページを制作してもらったが、手間がかかるので更新をお願いし辛い
趣味の一環として無料で作ってもらった手前、都合よく「ここを変えてほしい」「ページを追加したい」とは言い出せず、制作当時のまま一度もホームページのリニューアルをせずに放置している。更新をお願いしてもなかなか対応してもらえない。フリーのエンジニアや知人にホームページを制作してもらった社会保険労務士さまの大多数が、こんなお悩みを抱えています。
また、「自身で制作しているので更新は可能なのだが、本業が忙しく、更新に割く時間がない」という理由で、当社にご相談を頂く司法書士さまも少なくありません。
当社では、既存ページのリニューアルのご依頼には、前述の「対応時間単位」での料金換算で対応しています。新しいページを追加していきたい社会保険労務士さまには、定額料金で毎月新しいページが増やせるお得なプラン「毎月2ページの新規設置」「毎月4ページの新規設置」「毎月8ページの新規設置」をお勧めしています。
膨大な勤怠データを自社フォーマットに変換する手作業に苦しんでいる
社会保険労務士さまのほとんどが、「取引先ごとに使用している勤怠管理用の業務システムが異なるため、毎月膨大な件数の勤怠データを手作業(概ね手入力)で自社のフォーマット形式に変換している。作業に時間がかかるだけでなく、どんなに細心の注意を払っていてもヒューマンエラーを完全に無くすことは不可能。」という問題を抱えています。
そして、「既存の顧客管理(CRM)プラットフォームを導入して作業を自動化するには莫大な費用がかかるため、費用対効果が見合わない」という理由で、その多くが作業のシステム化を諦めてしまっています。
当社では、誰でも気軽に使えるオフィスアプリケーション(Microsoft Excel, Microsoft Power Automateなど)を使用し、「安価に始められる、勤怠データ変換作業の自動化」をご提案しています。
ご依頼をいただく社会保険労務士さまのご状況に合わせて、都度、専門のエンジニアチームが最善な対応方法を検討・ご提案いたします。「欲しいときに必要な分だけ」最適な規模・コスト・タイミングでの自動化を適えます。
複数台のPCでUSBメモリを使って社内データの共有をしているが、手間
この方法は、ICTがそれほど普及していなかった時代には確かに主流でした。しかし今では、社内にネットワークが完備されているのは当たり前で、その環境の中でUSBメモリを使ってデータの共有をするのは非効率です。また、USBメモリの紛失や社外持ち出しによる情報漏えいの恐れもあります。
当社では、お客様の状況に合わせて、ニーズに合った共有方法をご提案させていただいております。
Windows10ファイル共有機能
Windows10では、パソコンにあるフォルダを共有設定することで、同じネットワーク上に接続されているパソコンにファイルを共有することができます。これは、社内でファイル共有をする方法として最も手軽な方法です。
デメリットは、「フォルダの共有設定をしているパソコンが壊れた場合に、ファイルの共有ができなくなってしまうこと」です。
Windows10の共有設定を使ってファイルを共有する場合には、ファイル共有専用のパソコン(Windows10)をサーバーとして設置する方法をお勧めしています。
ファイルサーバーの構築
WindowsサーバーやLinuxなどを利用して、データセンターにサーバーを構築し、社内のファイルをすべてサーバーで管理するという方法です。セキュリティも自社のポリシーに合わせて自由に設計できるため、使い勝手の良いファイル共有方法といえるでしょう。
デメリットは、「機器の購入費用がかかる」「ファイルサーバーの設計や運用に専門の知識が必要」「運用費がかかる」、ということです。
NASの導入
NAS製品を購入し、社内に設置する方法です。
NASとはNetwork Attached Storageの略で、ネットワークに直接接続して使用できるハードディスクです。ルーターやハブを通してネットワーク（LAN）に接続しハードディスクを利用できるので、複数のパソコンから同時にアクセスすることが可能です。パソコンだけではなく、ネットワークに接続しているスマートフォンやiPadなど、様々なデバイスからもアクセスできるのが大きな特徴です。もちろん、ネットワーク経由でもファイル保存できるため、外出先での作業や情報共有にも適しています。
また、データの共有範囲を細かく設定したり、アクセス権限を設定することで外部からの不正アクセスを防止することができます。
デメリットは、「製品の購入費用がかかる」「設置・設定・保守運用に専門の知識が必要」、ということです。
こちらも製品の故障によるデータ消失のリスクはありますが、NASにはRAIDと呼ばれる冗長性の仕組みや、外付けHDDへのバックアップ機能、遠隔地もしくはクラウド上のドライブへのデータコピー機能など、さまざまな保護機能が用意されています。
クラウドストレージの利用
クラウドストレージとは、インターネットを介して利用が可能なファイルの保管場所のことで、URLを共有することで保管されている情報の共有が行えます。
「プランをランクアップさせることでストレージの容量を増やせる」「社内外のどこからでもサーバーにアクセスできる」「保管場所のURLを教えるだけで社外の人とも簡単にデータ共有ができる」「同じファイルを同時に開いてクラウド上で共同編集できる」「格納したファイルを自動的にバックアップしてくれる」といった利点があります。
一方で、クラウド事業者が決めたOSや仮想化環境などを利用することになるため、「既存システムの要件がクラウドサーバーの仕様と互換性があるのかを確認する手間や時間がかかったり、工数をかけたにもかかわらず、自社に最適なクラウドサーバーが見つからない」「自社独自のシステムやセキュリティ環境を構築したり、その都度必要な機能を追加していきたいと考えている場合には、カスタマイズ性に欠ける」といった欠点もあります。
ご紹介させていただいた事例はごく一部です。事例に当てはまらないお悩みをお持ちの社会保険労務士さまも、是非、お気軽にご相談ください。
